O objetivo do controle de documentos é proporcionar á empresa o procedimento padrão para elaborar, aprovar, revisar e proporcionar a manutenção desses documentos de forma controlada, veja que a norma ISO 9001:2008 especifica no requisito 4.2.3 Controle de documentos:
Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4.
Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para:
a) aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão;
b) analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos;
c) assegurar que alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas;
d) assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso;
e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis;
f) assegurar que documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuição seja controlada, e
g) evitar o uso não intencional de documentos obsoletos, e aplicar identificação adequada nos caso em que forem retidos por qualquer propósito.
Para esse controle, geralmente é utilizado uma planilha ou tabela onde são controlados todos os documentos da organização, e para você entender melhor, faça download de um modelo clicando aqui.
